Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail, l'employeur doit impérativement transmettre à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) une attestation de salaire. Ce document permet à la CPAM de vérifier le droit du salarié aux indemnités journalières (IJ) et d'en calculer le montant exact.
Pourquoi transmettre une attestation de salaire ?
L'émission d'une attestation de salaire par l'employeur est obligatoire dès que son salarié bénéficie d'un arrêt de travail ou d'un congé spécifique, quelles qu'en soient les raisons. Sans cette attestation, le salarié ne pourrait prétendre aux indemnités journalières versées par l'Assurance Maladie. L'employeur qui omettrait ou refuserait cette démarche risque une sanction prononcée par le conseil des prud'hommes.
Les motifs nécessitant une attestation de salaire :
- Maladie ;
- Maternité, paternité ou accueil d'enfant, adoption ;
- Accident de travail ou maladie professionnelle ;
- Reprise à temps partiel pour raisons thérapeutiques.
Quel délai respecter pour transmettre l'attestation ?
Si l’attestation de salaire n’est pas intégrée dans une déclaration d’arrêt via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), elle doit impérativement être envoyée dans les 5 jours qui suivent la prise de connaissance de l'arrêt par l'employeur.
Qu'est-ce que la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ?
La DSN est une déclaration mensuelle, créée à partir des informations issues de la paie. Elle transmet les données nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés à diverses entités telles que la CPAM, Pôle emploi, l’Urssaf, les centres d'impôts, l’AGIRC-ARRCO et d'autres organismes spécifiques. Depuis le décret n° 2016-611 du 18 mai 2016, la DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé.
Concernant les autres modes d’envoi, la loi ne spécifie pas précisément un délai, mais recommande vivement une transmission rapide à la Sécurité sociale pour ne pas retarder le traitement du dossier.
Grâce aux informations fournies sur l'attestation, l'Assurance Maladie établit la légitimité des indemnités journalières du salarié et détermine leur montant. Les IJ sont ensuite versées directement au salarié ou à l’employeur dans le cadre d'une subrogation.
À noter : Un salarié ayant plusieurs employeurs doit recevoir une attestation de salaire de chacun d’entre eux.
Cas de prolongation d’un arrêt de travail
En cas de prolongation de l'arrêt de travail initial, il n’est pas nécessaire d’émettre une nouvelle attestation si :
- La prolongation concerne le même motif que l'arrêt initial ;
- La durée totale cumulée ne dépasse pas 6 mois ;
- Il n’y a pas de rupture entre les arrêts.
Pour les employeurs utilisant la DSN, il suffit simplement de mettre à jour la date de fin d'arrêt dans le logiciel de gestion de paie. Toutefois, si la durée totale de l'arrêt prolongé dépasse les 6 mois, l’employeur devra renouveler intégralement la procédure d'envoi de l'attestation de salaire.
